汎用のフォームや表計算で健診予約を受けるときの限界
汎用のフォームや表計算でも、健診の申し込みを集めること自体はできます。限界が来るのは、集めたあとです。組合ごとのコース判定、年齢の条件、定員の管理を人が補っている限り、件数が増えるほど受付の手間も増えていきます。
申し込みは集まるが、受付は減らない
汎用のフォームや業種を問わない予約ツールは、名前・連絡先・希望日を受け取る道具としてはよくできています。 始めるのに費用も手間もほとんどかからないため、電話受付の負担を減らす最初の一歩として選ばれやすい方法です。
ただ、健診の申し込みは「受け取った内容が、そのまま受けられる内容かどうか」の確認が必ず要ります。 加入している保険者、年齢、性別、選んだオプション、その日の空き。 この確認を職員が一件ずつ行っているなら、電話で受けていたときと事務の量はあまり変わっていません。 変わったのは、聞き取りが入力内容の照合に置き換わったことだけです。
人手で補っている作業が増えてきたら限界のサイン
次のうち、受付の職員が毎回手で行っている作業がいくつあるかを数えてみてください。
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組合ごとのコースと自己負担額を、職員が判定している
申込者が選んだコースが加入先の保険者で使えるか、自己負担はいくらかを、保険証の情報と契約内容を見比べて確認し、折り返し連絡している。取扱いのない組合の方が補助コースを選んでいた場合の連絡も、職員の仕事になります。
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年齢・性別の条件を、申し込みのあとで確認している
「35歳以上」「女性のみ」といった受診条件を、生年月日から職員が計算して確かめている。健診の年齢は誕生日当日ではなく年度の基準日で数えるため、計算の間違いが起きやすい部分です。
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定員と予約枠を、別の表で管理している
フォームは定員を知らないので、同じ日に申し込みが重なっても受け付けてしまう。別の表で残りの枠を数え、あふれた方に日程変更をお願いする連絡が発生します。
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同じ方の重複・変更・キャンセルを、目で突き合わせている
日程を変えたい方が新しく申し込み直し、前の申し込みが残ったままになる。キャンセルの連絡がメールや電話で別々に届き、どれが最新なのかを職員が判断している。
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当日の帳票を、集計した表から作り直している
受け取った回答を整形し、日別の受診者一覧や申込者ごとの用紙を毎回作っている。電話で受けた分は別に入力するため、一覧が二つに分かれています。
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受付と確定の連絡を、一件ずつ手で送っている
自動返信は「受け付けました」までで、日程が確定した連絡は職員が個別にメールや電話で行っている。
健診専用のシステムで変わるのは「確認の場所」
健診専用のシステムは、上の確認を申し込みの画面の中に移します。 保険者や年齢の条件に合わないコースは最初から選択肢に出さず、日程は施設の予約枠と照らし合わせられる形で受け取る。 職員が受け取るのは、条件の確認が済んだ申し込みになります。
一方で、件数が少なく、コースが1〜2種類で補助も扱わないのであれば、汎用のフォームで十分な場合もあります。 判断の目安は、上の6つのうち複数が毎週発生しているかどうかです。 切り替えると決めたあとの進め方は 電話・紙の健診受付をWeb予約に切り替える手順 に、契約前の確認項目は 健診予約システムの比較・選び方 にまとめています。
健診イージーの場合
職員が補っていた確認を、申込画面で済ませます
健診イージーは健診の受付に必要な条件をあらかじめマスタとして持ち、受診者が申し込む時点で判定します。上の作業のうち、申込画面とマスタで吸収できるものは次のとおりです。
- 保険者番号の入力で、自院が取り扱う組合かを判定し、対象コースと自己負担額だけを表示します
- コースごとに最低年齢と性別の条件を設定できます(年齢は年度末時点の満年齢で判定)
- 予約枠と定員、受付期間・受付曜日・締切を病院ごとに設定できます
- 院内の健診・人間ドックは第1〜第3希望日を預かる仮予約、集合健診は空き枠からの即時予約で受け付けます
- 受診者はマイページで予約内容の確認とキャンセルができます
- 電話の申し込みはスタッフが代行入力し、Web分と同じ申込一覧で検索・ステータス管理できます
- 申込者シートのA4印刷と、申込一覧のCSV出力に対応しています
- 仮予約受付と予約確定をLINEで自動通知し、スタッフには受付メールが届きます
初期費用0円・月額0円、成果報酬は予約が確定した受診分の2%のみ。キャンセル・取消には一切かかりません。
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まずは現在の受付運用をお聞かせください
いまお使いのフォームの項目と、受付後に職員が手で行っている作業を伺えれば、どこまでを申込画面に移せるかを具体的にご説明します。
デモ環境をご用意しています。貴院のコース構成に合わせた画面をご覧いただきながら、 導入の進め方とご負担をご説明します。初回1時間のご相談は無料です。
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