電話・紙の健診受付をWeb予約に切り替える手順
受付を止めずに移行するには、いきなり全部を置き換えないことです。一部の健診だけWeb受付を開けて、電話と並行させながら比率を移していくのが、現場の負担が最も軽い進め方です。
全面切り替えが失敗しやすい理由
「◯月◯日からWeb予約に一本化します」という進め方は、切り替え当日に想定外が集中します。 マスタの設定漏れ、操作に迷った受診者からの電話、スタッフの不慣れが同時に来るため、 かえって電話が増えて「前のほうがよかった」となりがちです。
健診の受付は、種類ごとに独立しています。人間ドックだけ、あるいは協会けんぽの一般健診だけを先にWebに載せて、 残りは従来どおり電話で受ける、という並行運用ができます。 最初の1種類で運用が回ることを確認してから範囲を広げるほうが、結果的に早く移行できます。
移行の手順
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1
現在の受付フローを書き出す
電話を受けてから当日の受付までに、誰が何をしているかを工程ごとに書き出します。ここで洗い出した工程のうち、どれをWebに移すのかを決めます。移さない工程を決めることのほうが重要です。
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2
最初に載せる健診を1つ選ぶ
件数が多く、コース構成が単純なものが向いています。協会けんぽの一般健診や、基本の人間ドックコースから始める施設が多い領域です。
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3
マスタを設定する
選んだ健診のコース・オプション・価格、必要なら保険組合を登録します。予約枠と定員、受付期間・締切もこの段階で設定します。
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4
スタッフだけでテスト予約を通す
実際に申し込みから確定、帳票の印刷までを一度通します。ここで出た違和感は、公開前に設定で直します。
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5
予約ページへの導線を作る
自院のホームページに予約ボタンを置きます。電話番号は消さず、両方を並べておくのが並行運用のポイントです。
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6
電話と並行して受け付ける
電話で受けた分はスタッフが管理画面から代行入力し、Web分と同じ一覧で管理します。ここが分かれていると当日の突合が二重になります。
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7
範囲を広げる
1種類目の運用が安定したら、次の健診を載せます。以降は同じ手順の繰り返しです。
別のシステムから乗り換える場合
すでに何らかの予約システムを使っている場合は、上の手順に加えて次を先に確認します。 いずれも現在の契約書と、現行ベンダーへの確認で分かる範囲です。
- 最低利用期間と解約の申し出時期。更新月を過ぎると次の1年分が発生することがあります。
- 申込データの引き渡し形式。CSV等で出せるかどうかで、移行時の手入力の量が変わります。
- 先の予約がどこまで入っているか。数か月先まで確定している場合、その分をどちらのシステムで当日まで管理するかを決めておきます。
契約前に確認しておく項目は 健診予約システムの比較・選び方 に、費用の試算方法は 費用と料金体系 にまとめています。
健診イージーの場合
電話を残したまま、1つの健診から始められます
健診イージーは初期費用も月額もかからないため、まず1種類の健診だけWeb受付を開けて様子を見る、という進め方ができます。電話で受けた分も同じ管理画面で扱えるので、並行運用中に一覧が分かれることはありません。
- 初期費用0円・月額0円。並行運用の期間中も固定費はかかりません
- 電話申し込みはスタッフが管理画面から代行入力。Web分と同じ申込一覧に並びます
- コース・オプション・価格・保険組合のマスタは管理画面から施設側で設定できます
- 予約枠は期間と曜日を指定してまとめて作成できます
- 申込一覧はCSVで出力できるため、他システムへの受け渡しにも使えます
- 導入設定とマスタ登録は初期費用に含まれ、既存データの移行もご相談いただけます
初期費用0円・月額0円、成果報酬は予約が確定した受診分の2%のみ。キャンセル・取消には一切かかりません。
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まずは現在の受付運用をお聞かせください
現在の受付フローと、先に載せたい健診の種類を伺えれば、移行の順番と必要な設定を具体的にご提案します。
デモ環境をご用意しています。貴院のコース構成に合わせた画面をご覧いただきながら、 導入の進め方とご負担をご説明します。初回1時間のご相談は無料です。
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