健診予約システムの比較・選び方

発注前に確認すべき10項目

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   予約の確定は誰が行うか

   空き枠から受診者がそのまま確定する即時予約と、希望日を預かって院内で確定する仮予約では、事務の負担も当日の組み替えやすさも変わります。片方しか選べない製品もあるため、自院の運用に合うほうを扱えるか、あるいは健診の種類ごとに使い分けられるかを確認します。

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   保険組合の補助をどう扱うか

   協会けんぽや健康保険組合の補助があるコースでは、受診者が自分の自己負担額を事前に知りたがります。保険者番号から対象コースと金額を自動で出せるのか、それとも施設側が個別に案内する前提なのかで、電話の本数が変わります。

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   コース・オプション・価格の改定を誰が行えるか

   健診料金は年度で変わります。価格改定やコースの追加を施設側の管理画面で完結できるのか、ベンダーへの依頼と作業費が必要なのかを確認します。依頼制の場合は、改定の反映にかかる日数と費用も併せて聞いておきます。

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   予約枠の定員と締切をどこまで細かく設定できるか

   曜日ごと・時間帯ごとの定員、受付開始日と締切日、特定の検査を含む場合の追加制限など、実際の運用で必要な粒度を満たせるかを見ます。エクセルで別管理が必要になると、二重管理が発生します。

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   複数人まとめての申し込みに対応しているか

   企業健診では、担当者が従業員数名分をまとめて申し込みます。1件ずつしか入力できない場合、結局は名簿をメールで受け取って施設側が代行入力することになります。

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   電話・窓口の申し込みを同じ画面で扱えるか

   Web予約を始めても電話はゼロになりません。電話で受けた分をスタッフが同じ管理画面から入力できないと、Webと紙で申込一覧が分かれ、当日の突合が必要になります。

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   帳票とデータの出口があるか

   当日の受付で使う申込者シートの印刷、既存の健診システムや会計への受け渡しに使うCSV出力があるかを確認します。画面でしか見られないシステムは、前後の業務とつながりません。

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   受診者への通知が自動で飛ぶか

   受付時と確定時の連絡を職員が手作業で行っている限り、Web化しても事務は減りません。どのタイミングで、どの手段(メール・LINE等)で自動送信されるかを確認します。

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   料金体系が件数の増加に耐えるか

   月額固定・予約1件ごとの従量課金・受診料金に対する料率など、体系はさまざまです。現在の年間予約件数と、Web化で増える見込みの件数を入れて年額を試算し、件数が伸びたときに負担が跳ねないかを見ます。

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    やめるときにどうなるか

    最低利用期間、解約の申し出時期、解約後の申込データの引き渡し形式を、契約前に文書で確認しておきます。データを取り出せないと、次のシステムへの移行時に手入力が発生します。

見積りを並べるときの注意

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